oomnis Limitedのプライバシーポリシー

最終更新日：2025年8月12日

oomnis Limitedでは、お客様のプライバシーを非常に真剣に捉えています。私たちはお客様の権利を尊重し、個人データまたは個人を特定できる情報（PII）を保護することの重要性を理解しています。

当社は、お客様のPIIをどのように、いつ収集するかを分析しました。このポリシーを通じて、お客様のPIIの収集、取り扱い、削滅に関する当社の方針とプロセスを共有したいと思います。

まず、当社がお客様について収集する可能性のあるPIIとその収集方法について説明します。次に、お客様のPIIをどのように使用または処理するか、および必要に応じてその法的根拠は何かを提示します。

また、お客様がご自身のPIIについて照会すること、同意の撤回を要求すること、およびPIIの削除を要求する方法についても説明します。

第二部では、お客様に代わって処理するサービスデータの取扱い方法について説明します。

最後に、子供のPII、データの地理的位置、法的義務、データ保持ポリシーに関していくつかの重要な項目を取り上げます。

情報の収集と処理

収集する情報

当社は、正当な目的のためにのみ情報を収集します。

当社がお客様に関する情報を持つのは、以下の場合のみです。

お客様自身が当社にこの情報を提供した場合、または
これは当社がお客様に代わって受信および処理する情報である場合、または
当社がこの情報を自動的に収集した場合、または
当社が第三者からこの情報を受信した場合

お客様が当社に提供する情報

a) お客様は、オンラインまたは物理的に直接情報を当社に提供します。お客様がoomnisに連絡し、oomnis、当社の製品またはサービスに関する情報を受け取る場合、当社は、意味のある返信を提供するために、お客様の名前、連絡先電話番号、メールアドレス、会社名、国、およびその他の関連する個人を特定できる情報（PII）を収集します。 b) イベントに登録した場合当社は、イベントに関連する情報をお送りし、関連するイベント情報にオンラインまたはオフラインでアクセスできるようにするために、お客様の名前、連絡先、電話番号、メール、会社名、その他の関連するPIIを収集します。 c) 支払処理お客様が当社から何かを購入する場合、関連する取引書類を作成するために、お客様の名前、連絡先情報の提供を求めます。クレジットカードでの購入を選択された場合、当社の決済処理業者であるStripe（そのプライバシーポリシーはこちら：https://stripe.com/en-hk/privacy）へのリンクを提供します。

d) 当社のオンラインサービス（flexEZ、Media4Displayデジタルサイネージ、その他のサービス）で提供された個人情報当社のオンラインサービスの一部をご利用いただくために、システムでは、お客様を識別および認証し、システムの操作に関する関連する通知やお知らせを送信するために、有効なメールアドレス、お名前（および限られたその他のPIIのセット）が必要となる場合があります。固有のエイリアスまたは使い捨てメールを使用することもできますが、そうすることでシステムのすべての機能を使用できない場合があります。

e) FlexOワークスペース予約管理サービスのための詳細なスケジュール情報お客様がクラウドサービスとして当社のflexEZ製品を使用する場合、お客様の毎日のスケジュール、会議、会議のタイトル、会議の議題と説明、会議場所、出席者の名前とメールに関する詳細な情報を当社に提供している可能性があります。

これらのPIIは、お客様に代わって、関連するFlexOリソース予約管理サービスを提供するため、およびFlexOシステムによって集計されたリソース使用状況に関する匿名化または非匿名化された情報を提供するために使用されます。

f) oomnisとの対話当社は、販売およびカスタマーサポート担当者との電子メール、電話、ソーシャルネットワーク、チャット会話を含む、お客様との対話を記録、分析、および使用して、お客様や他のお客様との対話を改善する場合があります。

g) Web会議中の写真や動画お客様が当社とのWeb会議またはウェビナーに参加し、Webカメラをオンにした場合、セッションが記録されると、お客様の写真、動画または肖像を収集する場合があります。

当社は通常そのようなセッションを記録しませんが、後でそのようなセッションのコピーを提供するため、または事後に分析してサービスを改善するために記録する場合があります。

お客様に代わって受信および処理する情報

a) 他のオンラインサービスからのデータへの個人的に許可されたアクセス：当社のサービスと他の事業者のサービス（Microsoft 365、Google Workspace、Google Calendar、Outlook、Youtube、Instagram、Facebookなどに限定されません）との間のデータ統合機能を有効にした場合、お客様のPIIの一部を含むまたは提供する可能性があり、当社は、製品またはサービスの使用に厳密に関連するPIIを収集する場合があります。

b) カレンダー同期：特に、当社のオンラインサービスと他のカレンダー管理サービス間の予約データの同期を有効にした場合、当社は、このデータを当社のサービス内で複製するために関連する個人情報（会議のタイトル、議題、場所、およびその他の出席者の名前、メール、会社名、電話番号などの個人情報を含む）をそのようなサービスから受信します。

c) 職業上のカレンダー同期：お客様の雇用主またはシステムプロバイダーが、お客様に代わって、当社のオンラインサービスとお客様の雇用主またはシステムプロバイダーによって管理される他のカレンダー管理サービス間の予約データの同期を有効にした場合、当社は、このデータを当社のサービス内で複製するために関連する個人情報（会議のタイトル、議題、場所、およびその他の出席者の名前、メール、会社名、電話番号などの個人情報を含む）をそのようなサービスから受信します。

自動的に収集する情報

a) ブラウザ、デバイス、サーバーからの情報：お客様が当社のWebサイトを訪問したり、オンラインサービスを利用したりする場合、当社は、Webブラウザ、モバイルデバイス、サーバーが利用可能にする情報（IPアドレス、ブラウザの種類、言語設定、オペレーティングシステム、デバイスメーカー、ネットワーク情報、タイムゾーンなど）を収集します。このデータは当社のログに収集され、訪問者とユーザーをよりよく理解し、セグメント化することを可能にします。 b) ファーストパーティおよびサードパーティのCookieおよび追跡技術からの情報：当社は、一時的および永続的なCookieを使用して、サービスのユーザーを識別し、ユーザーエクスペリエンスを向上させます。また、Cookie、ビーコン、タグ、スクリプト、およびその他の類似の技術を使用して、訪問者を識別し、Webサイトのナビゲーションを追跡し、訪問者とユーザーに関する人口統計情報を収集し、メールキャンペーンの効果を理解し、当社のWebサイトでのお客様の活動を追跡することによる対象を絞った訪問者とユーザーのエンゲージメントを行います。このために、Zoho Analytics、Zoho SalesIQ、およびGoogle AnalyticsのCookieを使用します。（https://www.zoho.com/privacy.html、https://policies.google.com/privacy?hl=ja）

第三者を通じて受信した情報

a) 雇用主またはサービスプロバイダーから受信した情報お客様が当社のオンラインサービスで認証および利用できるようにするため、またはその他の正当な事業上の必要性のために、お客様の雇用主（またはサービスプロバイダー）は、お客様の名前、会社名、メールアドレス、その他の関連情報などのPIIを当社に提供しているでしょう。 b) マーケティングデータプロバイダーから受信した情報潜在的な顧客との最初のマーケティング接触を確立するという正当な目的のために、お客様の名前、住所、会社名、肩書を含むPIIを含む、厳選された連絡先リストを受信する場合があります。 c) 履歴書データベースおよびスタッフサービスプロバイダーから受信した情報、またはその他の正当な連絡先情報プロバイダーから受信した情報新規従業員の採用という正当な目的のために、お客様の名前、住所、会社名、肩書を含むPIIを含む、厳選された連絡先リストを受信する場合があります。

d) 第三者から受信した業務用電子通信のメタデータ内に含まれる個人情報当社は、マルチパーティ通信メッセージのメタデータまたはヘッダー内の電子通信（電子メール、マルチパーティチャットなどに限定されません）内で、お客様のPII（メールアドレスと名前を含むがこれらに限定されない）を受信する場合があります。

情報を使用する目的

当社がお客様のPIIを使用および処理する目的は、一つまたは複数ある場合があります：

マーケティング、サポート、または営業開発のために、当社またはお客様の事業、製品およびサービスについて、当社が提供した製品、お客様が登録したサービス、お客様が締結した契約の変更、またはこのプライバシーポリシーなどのポリシーの変更について、（電子メール、電話、ソーシャルネットワークなどを通じて）お客様と通信するため。
オンラインまたはオフラインのマーケティングキャンペーンを通じて、oomnisが開発または他社に代わって販売している新製品およびサービス、今後のプロモーション、イベント、オファー、およびその他のお客様の興味を引く可能性のある情報についてお知らせするため。
そのようなマーケティングキャンペーンの影響を分析するため
調査への参加を依頼したり、当社の製品やサービスに関するフィードバックを求め、そのような調査結果やフィードバックを分析するため
オンラインサービスでアカウント情報を設定または維持するため、またはお客様に代わって他の第三者サービスに接続するなど、お客様の個人情報の使用を必要とする特定の機能を提供するため
ユーザーが当社の製品とサービスをどのように使用するかをよりよく理解し、問題を監視および防止するため
当社の製品とサービスを改善するため
カスタマーサポートを提供するとともに、カスタマーサポートの会話に関連する製品とサービスを改善するため
当社の事業記録を補完し、採用決定を行い、新規顧客を特定し、お客様の興味を引く可能性のある製品とサービスを提供するため
オンラインリソース（オンラインサービスを含む）の傾向を分析し、ナビゲーション、情報提示を改善して、より良い体験を提供するため
お客様に代わって、またはお客様が自営業者の場合、お客様の雇用主または顧客に代わって、当社の製品とサービス内で詳細な分析情報を提供するため
oomnisの権利、安全、または財産を保護または防御するため。

収集の法的根拠

お客様がEEA（欧州経済領域）からの個人である場合、情報収集の法的根拠は、データを収集した文脈によって異なる場合があります。

当社は、契約上または法律上の必要性に基づいて、データ保護の必要性によって覆されないoomnisの1つ以上の正当な利益（当社独自の事業および事業管理目的のための顧客および従業員情報の処理および管理を含むがこれらに限定されない）に基づいて、またはお客様の雇用主（またはお客様が自営業者の場合、お客様の顧客/システムプロバイダー）からお客様に代わって提供された正当な権限、またはお客様の直接の同意に基づいてデータを収集した可能性があります。

同意の撤回

お客様のデータを収集および処理する当社の法的根拠が同意である場合、お客様はいつでも当社のデータ管理者（privacy@oomnis.com）に連絡してこの同意を撤回できます。
お客様のデータを収集および処理する当社の法的根拠が、お客様の雇用主（またはお客様が自営業者の場合、お客様の顧客）からのデータを処理する正当な権限であった場合、お客様は同意の撤回を要求でき、その結果、お客様に提供されているオンラインサービスはアクセス不能または機能しなくなる可能性があります。

当社は、お客様のデータを処理するための当初の正当な権限を提供した組織に連絡し、お客様のデータを将来どのように管理するかを決定する場合があります。お客様は、その他の当事者に対しても同意を撤回する必要があるかもしれません。

情報の使用に関するお客様の選択肢

お客様の情報がどのように使用されるかについて、選択肢があります：

ニュースレターやその他の非必須メッセージの受信からは、そのようなメッセージ内に「購読解除」（unsubscribe）機能がある場合はそれを使用するか、当社のデータ管理者（Data Controller）にprivacy@oomnis.comで連絡することで、購読を解除できます。
当社のWebサイトまたは他のWebアプリケーションのいずれかを訪問する際にCookieを無効にすることができます。ただし、これを行うと、その一部の機能を使用できない場合があります。

任意の情報

当社のWebサイト上のフォームでは、必須でない個人情報を提供しないことを選択できます。

お客様のPIIの共有

当社は、個人情報を第三者に販売または提供しません。当社は、このポリシーに記載された方法でのみ、適切なプライバシーとセキュリティ対策を採用した第三者とのみお客様の情報を共有します。従業員および請負業者：oomnis Limitedの従業員、管理者、および独立請負業者は、知る必要があることに基づいてのみお客様の情報にアクセスできます。

第三者サービスプロバイダーおよびデータ処理者：

当社は、お客様のPIIを、当社の顧客関係管理（CRM）システム、ERPシステム、Webホスティングシステム、マーケティングオートメーションシステム、仮想マシンホスティングプロバイダー、企業ファイル管理プロバイダーなど、oomnisに不可欠なビジネスサービスを提供する第三者サービスプロバイダーに提出したり、これらのプロバイダーに保存したりする場合があり、正当な処理目的のみに使用されます。当社は、PIIデータの処理に関する明確なルールと情報セキュリティへの強い取り組みを確立していることを確認したそのような第三者にのみ、お客様のデータを提供または保存します。

現在のデータ処理者

Google Inc.：Analytics
Microsoft Inc.：Azure VMsおよびMicrosoft 365
Zoho Inc.：Zoho One（CRM、ERP、マーケティングオートメーションなど）

お客様に代わって処理する情報

お客様は、オンラインサービスに情報を送信することにより、お客様（またはお客様の組織）が管理する情報を当社に委託する場合があります。これには、お客様の顧客または従業員に関する情報、または特定の目的で他の個人または組織に代わって保持しているデータ（サービスを提供する顧客など）が含まれる場合があります。データは、お客様が当社のサービスを使用するときに当社のサーバーまたはサービスに保存されるか、技術サポート要求またはその他のサービスの一部として当社に転送または共有される場合があります。

お客様がoomnisに委託するすべてのデータは、お客様の「サービスデータ」です。

お客様は、サービスデータの所有者です。当社は、サポートされている第三者の統合を介してサービスデータにアクセス、変更、共有し、これらのサービスデータのエクスポートまたは削除を要求できるようにすることで、サービスデータに対する完全な制御を提供します。

サービスデータの使用方法

当社は、お客様がお客様またはお客様の顧客に代わって提供するために当社に支払うサービスを提供するために、お客様の要求に応じてのみサービスデータを使用します。

サービスデータの共有

当社はお客様のデータを第三者と共有しませんが、お客様のPIIは、当社の製品とサービスを提供するために正当なデータ処理者に提出され、これらのサービスを提供する目的で当社のスタッフがアクセスする場合があります：お客様のサービスデータは、実際のサービスを提供するため、および当社の製品の技術的または商業的サポートを提供するために、当社の第三者請負業者（AzureやZohoを含む）と共有される場合があります。当社の従業員および独立請負業者は、オンラインサービスの使用中に発生する問題やエラーを特定、分析、解決するために、お客様のサービスデータにアクセスする場合があります。

一般的な条件

子供の個人情報

当社の製品とサービスは子供を対象としておらず、16歳未満の個人に関する情報を故意に収集しません。そのような情報が当社によって収集されたことをご存知の場合は、privacy@oomnis.comまでご連絡ください。当社は、そのような情報を削除するための適切な措置を講じます。

データの地理的位置

当社がオンラインサービスのいずれかを提供するために技術的サービス（ホスティング、バックアップなど）を自ら提供する場合、お客様のデータが配置される正確な場所をお知らせする場合があります（例：EUのお客様のデータはEU内に、オーストラリアのお客様のデータはオーストラリアに保持します）。当社は、法的、技術的、経済的に可能な場合、お客様に近い管轄区域にお客様のデータを保持するよう努めます。第三者のシステムでホストおよび処理されるデータについては、当社はその当事者から提供されたプライバシーポリシーの取り組みに依存します。

第三者の製品とサービス

当社は、一部の製品またはサービスをこれらの第三者の販売代理店として提供しています。当社は最高のベンダーと提携するよう努めていますが、特に直接連絡する場合には、これらのベンダーのプライバシーポリシーを直接確認することをお勧めします。

公開フォーラム

当社は、Webサイト、ソーシャルネットワークチャネル、または製品とサービス内で、公開チャットおよびコメント機能を提供する場合があります。このプライバシーポリシーは、インターネット上で誰でもアクセスできる公開機能には適用されません。当社の管理を超えて広く配布される可能性があることを理解し、承諾しない限り、これらの公開フォーラムに個人情報を提出しないでください。

法的義務

適用される法律で許容される最大限の範囲で、当社は、以下のために必要であると誠実に信じる場合、お客様のPIIおよびすべてのサービスデータを保持または開示する場合があります：

oomnis Limited、関連当事者、またはいずれの第三者の権利、安全、または財産を保護または防御するため、または
データのキャプチャまたは保持を要求する法律に準拠するため、または
合法的な証拠開示命令（subpoenas）および証拠保全命令に準拠するため

当社は、そのような情報開示に異議を唱えるかどうかを独自に決定します。

また、そのような法執行活動がお客様またはお客様のサービスデータに対して開始されたことをお客様に通知できない場合があります。

事業譲渡

oomnis Limitedの株式の過半数が譲渡される場合、可能な限り、当社はお客様に連絡してそのような変更をお知らせし、当社がお客様について持っている可能性のあるPIIの削除を要求する機会を提供します。

変更の通知

当社はお客様に通知することなくこのポリシーを更新する場合がありますが、このプライバシーポリシーの更新がお客様の権利と救済措置に実質的に影響を与える場合、当社はお客様に連絡を試み、お客様に代わって収集されたPIIを確認し、これらのPIIの削除を要求することを希望するかどうかを決定する機会を提供します。

データ保持

当社は、お客様の承認を受けた場合、または特定の法的根拠がある場合にのみ、お客様のデータを保持します。お客様が要求した場合、法的義務またはデータを保持するための圧倒的な根拠がない限り、お客様のPIIを削除します。当社は、アクティブなビジネス関係にある間、お客様のサービスデータを保持します。

契約関係が終了した後、お客様の要求に応じてサービスデータを直ちに削除する場合があります。削除後でも、非アクティブなデータの断片が自動化されたデータバックアップに保持される場合があり、これらのバックアップは最大2年間保持されます。バックアップに保持されているデータを除き、終了後も保持されているサービスデータは、通常、データベースの定期的なメンテナンスおよび最適化プロセス中（通常は年に1回）に削除されます。

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